Workflow: Benefícios, Conceito, Aplicação e Dicas Práticas

O Workflow é uma metodologia utilizada para organizar e automatizar o fluxo de trabalho de empresas. Ou seja, ele se associa à maneira como os processos, tarefas e rotinas empresariais são organizados, podendo ser dispostos e executados de forma lógica e automatizada. 

Cada vez mais, as empresas visam aumentar a produtividade dos colaboradores e a eficiência dos seus processos. Isso porque, para se destacarem no mercado de atuação, elas precisam ter diferenciais e bastante organização. 

O workflow é uma prática que pode ajudar muito nesse processo de otimização de processos e aumento da eficiência empresarial. Não sabe o que esse termo significa ou quer aprender mais sobre ele? 

Então, fique tranquilo, pois o Seeds of Dreams Institute te explica tudo nesse artigo! Tenha uma boa leitura.

Afinal, o que é Workflow?

Workflow é um conceito em inglês que significa “fluxo de trabalho” e consiste em um método de organização no qual as atividades são dispostas e realizadas em uma sequência lógica, visando o “caminho” de execução mais eficiente, rápido e prático. 

Em geral, as tarefas organizadas em workflow são colocadas em ordem em um diagrama ou uma lista de verificação, afinal, devem seguir uma sequência e ser regulares, para que o passo a passo constituído se torne natural e automatizado. 

Conceito e importância de workflows nos negócios

O workflow é um termo importantíssimo para os negócios. Ter um fluxo de trabalho bem arquitetado é uma estratégia que otimiza tempo e potencializa a eficiência dos processos empresariais. 

Com esse fluxo de trabalho estruturado e as etapas organizadas em uma sequência lógica, você consegue evitar falhas e concluir os projetos de modo mais rápido, seguro e prático, fazendo com que o resultado de todas as ações do negócio seja mais satisfatório e lucrativo. 

Benefícios de Utilizar Workflows na sua empresa 

Utilizar workflows na sua empresa irá, sem sombra de dúvidas, mudar como os seus colaboradores atuam e, consequentemente, os resultados empresariais obtidos. Confira, portanto, quais são os principais benefícios dessa ferramenta em seu negócio e entenda o porquê ela deve ser colocada em prática! 

Otimização da Comunicação Interna

A comunicação interna é um ponto muito importante para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação. Essa característica é fundamental para o bom desenvolvimento das atividades empresariais, afinal, os trabalhos em equipe são necessários, uma vez que cada colaborador desempenha uma função relevante. 

Felizmente, com o uso de workflows, a comunicação interna fica otimizada, já que todos os colaboradores passam a ter acesso à sequência de tarefas e aos envolvidos em cada uma delas. 

Mais Eficiência nos Processos 

Com organização, tudo é feito com mais qualidade, não é mesmo? E o workflow possibilita justamente isso. Se você estrutura a atuação dos seus colaboradores e os prepara para o seguimento do passo a passo mais produtivo e otimizado, os processos ficarão, consequentemente, mais eficientes e satisfatórios. 

Redução de Gastos

Muitas vezes, quando um processo é executado da maneira incorreta, os recursos empresariais acabam sendo desperdiçados, provocando gastos que poderiam ser evitados. Mas, graças ao fluxo de trabalho, é possível evitar erros e reduzir esses custos desnecessários, para que a lucratividade do seu negócio seja muito maior e os prejuízos sejam amenizados ao máximo. 

Diminuição de Possíveis Erros

Como mencionado logo acima, o fluxo de trabalho é capaz de reduzir a ocorrência de erros. Isso porque, quando as atividades empresariais são realizadas sem nenhum direcionamento, a probabilidade de acontecerem falhas é maior, pois os colaboradores não saberão o passo a passo exato para a realização das tarefas. 

Já que o workflow melhora a visualização das fases de cada projeto e as detalha ao máximo, os envolvidos sabem o que e como devem fazer, aumentando a assertividade e diminuindo os erros. 

Como Criar um Workflow Eficiente

Para que um workflow funcione plenamente e seja, de fato, benéfico, é importante que ele seja criado da maneira adequada. Veja como fazer isso: 

Conheça os Fluxos de Trabalho

Antes mesmo de utilizar o workflow, toda empresa já pratica uma metodologia e possui os seus próprios fluxos de trabalho. Por esse motivo, é importante reunir os colaboradores e entender, a fundo, como cada um deles atua e como os projetos estão sendo executados. 

A partir daí, você terá uma boa noção do que deve ser alterado e do que pode se manter como está. Desse modo, os problemas e os gargalos encontrados serão resolvidos mais facilmente, e os processos ficarão otimizados e mais eficientes com rapidez. 

Escolha as Pessoas Responsáveis

Sem uma liderança, nenhuma equipe empresarial consegue ser bem-sucedida. É importante ter um líder capaz de direcionar os outros membros e acompanhar o andamento das mudanças organizacionais. 

Mas, nem todo mundo possui as habilidades necessárias para promover uma boa liderança. Então, escolha as pessoas responsáveis por esse papel com muita cautela e analise bem as opções disponíveis! 

Defina as Tarefas e os Envolvidos

Após observar os fluxos de trabalho vigentes e selecionar os responsáveis pela implementação do workflow, é hora de definir as tarefas e quem estará envolvido em cada uma delas. Esse passo é a aplicação, de fato, do conceito em questão, pois começa a promover uma maior organização dos projetos. 

Elabore todo o Fluxo 

Com tudo pronto, você deve elaborar o fluxo, com o auxílio de um diagrama ou uma lista de verificação. Assim, todos os funcionários poderão visualizar, com clareza e objetividade, as atividades que devem ser executadas!

Eleja as Ferramentas de Aplicação

Por fim, para otimizar o tempo dos seus colaboradores e automatizar os processos ao máximo, é importante contar com ferramentas de aplicação de workflow. Logo, analise as opções disponíveis no mercado e selecione aquelas que mais combinam com o funcionamento e as demandas da sua empresa! 

Conclusão

E aí, o workflow é ou não é uma ferramenta extremamente útil que pode deixar a sua empresa ainda melhor? Então, agora que já sabe tudo sobre esse recurso, comece a colocá-lo em prática e, se quiser impulsionar os seus resultados, conte com os programas e os treinamentos do Seeds of Dreams Institute!